Politique de protection des Données personnelles

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Mise à jour : juillet 2022

LPI CONSEIL, société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Paris sous le n°527 571 939 et ayant son siège social 20 rue du Vertbois, 75003 Paris (France), propose une solution intuitive qui permet aux entreprises de renseigner et télétransmettre toute déclaration fiscale à la Direction Générale des Finances Publiques (ci-après la « TELEDEC ») et édite le site internet accessible à l’adresse www.TELEDEC.fr (ci-après le « Site Internet »).

La mise à disposition et l’utilisation de TELEDEC et du Site Internet nécessitent de traiter certaines Données personnelles (i) visitant le Site Internet et/ou transmettant des Données personnelles via le Site Internet ou (ii) les salariés et collaborateurs autorisés par leur entreprise à utiliser TELEDEC pour la gestion de leurs dépenses professionnelles (ci-après les « Utilisateurs », « l’Utilisateur », « Vous », « Vos » et « Votre »).

On entend par Donnée personnelle toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant notamment : un nom, un numéro de téléphone, une adresse email, des données de localisation, un identifiant en ligne.

En souscrivant et/ou utilisant le Site Internet et/ou TELEDEC, Vous reconnaissez et acceptez que TELEDEC traite certaines Données personnelles Vous concernant, ainsi que certaines informations sur les dépenses effectuées avec les outils et/ou enregistrées via TELEDEC.

Cette Politique de protection des Données personnelles vise à décrire comment TELEDEC traite Vos Données personnelles dans le cadre l’utilisation du Site Internet et/ou de TELEDEC, et Vous informer de Vos droits à ce titre. Elle peut faire l’objet de mises à jour, notamment en cas de modifications de la Réglementation en matière de Données personnelles ou si nous apportons des améliorations, ajouts ou modifications à TELEDEC ou au Site internet. La version applicable est celle accessible sur le Site internet au jour de Votre utilisation de celui-ci et/ou de TELEDEC.

TELEDEC accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des Données personnelles qui lui sont confiées. TELEDEC s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la sécurité des Données personnelles et, en particulier, les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, corruption, diffusion ou accès non autorisé, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou divulgation à des personnes non autorisées.

À cette fin, TELEDEC met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de notre industrie pour protéger les Données personnelles contre toute divulgation non autorisée. De plus, afin d’éviter notamment tout accès non autorisé, de garantir l’exactitude et la bonne utilisation des données, TELEDEC a mis en place les procédures électroniques, physiques et de gestion appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies par le biais de ses services.

TELEDEC a désigné un délégué à la protection des données (DPO), qui peut être contacté par email (contact@teledec.fr) et dont le rôle est notamment de veiller à la conformité de TELEDEC à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (« RGPD ») (ci-après ensemble « la Réglementation sur les Données personnelles »), mais également de répondre aux demandes et questions des personnes concernées.

Vous trouverez ci-après les principales réponses aux questions que Vous pouvez Vous poser sur les engagements de TELEDEC en matière de protection des Données personnelles :

I.

1) Les Données personnelles collectées par TELEDEC

TELEDEC est « responsable de traitement » des Données personnelles collectées via notamment son Site Internet.

1. Quelles données sont collectées sur le Site Internet ?

Des Données personnelles Vous concernant peuvent être collectées lorsque Vous naviguez sur le Site Internet, à savoir principalement Vos données de navigation et Votre adresse IP, notamment par l’utilisation de Cookies.

Par ailleurs, des données d’identification (nom, prénom, adresse email (professionnelle et/ou personnelle), numéro de téléphone, le cas échéant adresse postale) peuvent nous être transmises par Vos soins depuis le Site Internet lorsque Vous nous contactez via les formulaires de contact ou demandes de démonstration, ou si Vous répondez à une offre d’emploi TELEDEC.

Si Vous nous transmettez via le Site Internet des données, documents ou informations, nous Vous invitons à vérifier que ces éléments ne contiennent pas de données confidentielles ou sensibles (par exemple numéro de sécurité sociale, de permis de conduire ; données médicales ; informations confidentielles relatives à Votre société ou entreprise…) non nécessaires.

Nous pouvons également obtenir Vos Données personnelles de façon indirecte, en utilisant les services de partenaires, par exemple pour identifier de nouveaux clients, mettre à jour ou enrichir nos informations. Les Données personnelles ainsi collectées sont traitées dans le respect de Vos droits et de la réglementation applicable et ce dans les mêmes conditions que celles décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Dans certains cas précis, TELEDEC peut être amenée à Vous demander une copie de Votre pièce d’identité, par exemple pour vérifier Vos droits d’utilisation du Site Internet ou une demande d’exercice de Vos droits au titre de la Réglementation sur les Données personnelles.

2. Pourquoi ces données sont-elles collectées ?

Le but principal de la collecte de Vos Données personnelles est de Vous offrir une expérience optimale, efficace et personnalisée lorsque Vous utilisez notre Site Internet et ses fonctionnalités.

Le traitement de Vos Données personnelles est fondé sur Votre consentement ainsi que notre intérêt légitime et a pour finalités de Vous donner accès au Site Internet et à ses différentes fonctionnalités, de répondre à Vos sollicitations et demandes, mais également d’améliorer Votre navigation, nos services et offres, et de Vous tenir informés de nos offres et notre actualité.

Vous pouvez naturellement, à tout moment, nous contacter à ce sujet et exercer Vos droits au titre de la Réglementation sur les Données personnelles (voir II « Quels sont Vos droits ? » ci-après).

3. Pendant combien de temps les Données Personnelles sont-elles conservées ?

TELEDEC a défini des durées de conservation des Données personnelles collectées.

S’agissant de Vos données de navigation, Vous trouverez leur durée de conservation dans la « Politique Cookies ».

S’agissant des demandes d’information, de contact ou de démonstration, Vos Données personnelles sont conservées pour une durée de 36 mois depuis notre dernier contact.

S’agissant de Vos réponses à nos offres d’emploi ou candidatures spontanées en ligne, nous conservons Vos Données personnelles pendant toute la durée de notre procédure de recrutement ou la durée nécessaire à l’examen de Votre candidature et, avec Votre accord, une durée supplémentaire de 2 années. Si Votre candidature est retenue, nous conservons Vos Données personnelles pendant toute la durée du contrat de travail et une durée supplémentaire de 5 ans après la fin de notre collaboration.

Ces durées de conservation sont applicables sous réserve de l’exercice de Vos droits au titre de la Réglementation sur les Données personnelles, comme indiqué ci-dessus.

2) Les traitements de Données personnelles liés à l’usage de TELEDEC

TELEDEC est mise à la disposition des Utilisateurs (salariés ou collaborateurs ou associés ou actionnaires) à la demande de leur entreprise. Dans ce cadre, les traitements de Données personnelles sont réalisés par TELEDEC, en sa qualité de « sous-traitant » de Données personnelles au sens de la Réglementation sur les Données personnelles, pour le compte de l’entreprise, en sa qualité de « responsable de traitement ».

1. Quelles données sont collectées pour l’utilisation de TELEDEC ?

Dans le cadre de l’utilisation de TELEDEC, pourront être collectées et conservées par TELEDEC, des informations permettant d’identifier de façon sécurisée les Utilisateurs, de conserver l’historique de leurs visites sur le Site Internet et de leurs utilisations de TELEDEC, et en particulier de leurs transactions (paiements grâce aux outils TELEDEC, demandes de remboursement, transmission de justificatifs), en conformité avec la politique de dépenses et les autorisations définies par l’entreprise.

En particulier, pourront être traitées :

• les coordonnées professionnelles et informations d’identification de l’Utilisateur : nom et prénom, adresse email professionnelle, numéro de téléphone, fonction ou poste ;

• les données relatives aux connexions à TELEDEC : identifiant et mot de passe, adresse IP ;

• les informations de paiement, demandes de remboursement et frais enregistrés dans le cadre de l’utilisation de TELEDEC ;

• les factures, notes de frais et reçus transmis via TELEDEC ;

• dans le cadre de la saisie des déclarations fiscales et de leur transmission à la DGFiP, des informations qui peuvent être rendues obligatoires par la DGFiP : compte bancaire - prélèvement de l'impôt -, nom, prénom, fonction, adresse, et rémunération de certains salariés ou actionnaires.

Pour certains traitements, TELEDEC peut recourir à des sous-traitants ultérieurs, dans le respect de ses obligations et engagements à l’égard du responsable de traitement et de la Réglementation sur les Données personnelles.

TELEDEC s’engage à assurer la plus grande sécurité et confidentialité des informations, y compris des Données personnelles, dont le traitement lui est confié par le responsable de traitement.

Il appartient aux Utilisateurs de TELEDEC de l’utiliser dans le respect de la politique de dépenses et des autorisations définies par leur entreprise et de veiller à sécuriser leurs accès à TELEDEC, notamment en ne partageant pas leurs identifiants et mots de passe personnels, en les renouvelant régulièrement et en informant immédiatement leur entreprise et/ou TELEDEC de toute perte, divulgation ou intrusion frauduleuse.

2. Pourquoi des Données personnelles sont-elles collectées ?

TELEDEC a besoin de collecter ces Données personnelles pour exécuter le contrat conclu avec l’entreprise ayant souscrit à TELEDEC et, par voie de conséquence, fournir aux Utilisateurs un accès à TELEDEC et une utilisation conforme audit contrat, mais également pour respecter ses obligations légales (notamment comptables et fiscales), dans le respect de la Réglementation sur les Données personnelles.

Soucieuse d’appliquer le principe de minimisation des traitements de Données personnelles, TELEDEC limite la collecte et les traitements aux données et pour les finalités strictement nécessaires à l’exécution de ses obligations contractuelles et légales.

En particulier :

• les coordonnées des Utilisateurs sont traitées pour permettre l’envoi d’informations relatives à TELEDEC, son fonctionnement ou leur usage, de codes de sécurité et d’instructions ;

• les données de connexion des Utilisateurs permettent de garantir la connexion des salariés, de les identifier et leur fournir l’accès à TELEDEC, et de facturer le service TELEDEC à leur entreprise ;

• l’identification du poste ou de la fonction des Utilisateurs permet de définir les droits et autorisations d’usage de TELEDEC tels que fixés par l’entreprise ;

• les informations comptables et extra-comptables nécessaires à l'établissement des documents fiscaux reçus transmis par les Utilisateurs sont collectés pour conserver les preuves et informations comptables nécessaires à la télédéclaration à la DGFiP des déclarations.

3. Pendant combien de temps sont conservées Vos données ?

TELEDEC conserve les Données personnelles nécessaires à l’utilisation de TELEDEC aussi longtemps que Vous utilisez celle-ci et pour une durée additionnelle de 24 mois à compter de la fin de cette utilisation, et ce pour permettre de fournir les données nécessaires au responsable de traitement et répondre à ses obligations contractuelles et légales.

Les données de paiement et de remboursement et les justificatifs transmis via TELEDEC sont archivés pour une durée de 11 ans, dans le respect de la Réglementation sur les Données personnelles et de toute réglementation spéciale applicable à TELEDEC.

II. Quels sont Vos droits ?

1) Comment exercer Vos droits ?

Conformément à la Réglementation sur les Données personnelles, Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, d’effacement et de suppression des Données personnelles Vous concernant, ainsi que d’un droit d’opposition et d’un droit à la portabilité.

Vous pouvez également nous adresser vos directives liées au sort de vos Données personnelles après Votre décès.

Pour exercer Vos droits, ou en savoir plus à ce sujet, Vous pouvez Vous adresser à notre Délégué à la protection des données :

• par courrier postal : LPI CONSEIL SAS - Délégué à la protection des données (DPD) - 20 rue du Vertbois, 75003 Paris, France;

• par email : contact@teledec.fr

Nous répondrons à Votre demande dans un délai de 30 jours, éventuellement renouvelable, et pouvons demander une copie de Votre pièce d’identité uniquement pour vérification.

S’agissant des demandes relatives aux Données personnelles traitées dans le cadre de TELEDEC, Vous pouvez à tout moment modifier Vos Données personnelles d’identification (titre, prénom, nom, email, numéro de téléphone, mot de passe) en Vous connectant dans la rubrique "Mon profil" de Votre compte, dans le respect de la politique d’identification et d’utilisation de TELEDEC éventuellement mise en place par Votre entreprise.

Vous pouvez demander à exercer Vos droits auprès de Votre entreprise (responsable de traitement), mais également en nous écrivant directement à : contact@teledec.fr. Nous informerons Votre entreprise de la nature de Votre demande et des suites à donner.

Si vous considérez que TELEDEC ne respecte pas ses obligations en matière de protection des Données personnelles ou ne répond pas à Vos demandes de manière satisfaisante, Vous pouvez saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) via son site internet (www.cnil.fr) ou par courrier postal (CNIL, Service des Plaintes, 3 place de Fontenoy - TSA 80715 -75334 Paris Cedex 07).

Pour en savoir plus sur Vos droits en matière de protection des Données personnelles, Vous pouvez consulter le site internet de la CNIL : www.cnil.fr.

2) Où sont stockées Vos données ?

Les serveurs sur lesquels TELEDEC traite et stocke les Données personnelles sont situés en France.

3) Vos Données personnelles sont-elles partagées avec des tiers ?

TELEDEC ne partage pas Vos Données personnelles à des tiers.

Du fait de l’utilisation de certains outils associés à TELEDEC, par exemple pour permettre les règlements par cartes ou les remboursements, ou pour assurer le service commercial ou technique de TELEDEC, certaines données peuvent être transmises à des partenaires situés en dehors de l’Union européenne. La liste de ces partenaires est disponible sur demande écrite.

Pour chacun de ces partenaires, TELEDEC exige une parfaite conformité à la Réglementation sur les Données personnelles et des garanties contractuelles écrites s’agissant de la sécurité et de la confidentialité des traitements.

TELEDEC ne divulgue pas autrement Vos Données personnelles à des tiers, sauf si : (1) Vous (ou le titulaire de Votre compte agissant en Votre nom) en demandez ou en autorisez la divulgation ; (2) la divulgation est nécessaire pour traiter les transactions ou fournir les services que vous avez demandés ; (3) TELEDEC est obligée de transmettre Vos Données personnelles à une autorité administrative ou judiciaire (réquisition) ; ou si (4) la divulgation est nécessaire pour respecter des obligations juridiques et/ou réglementaires.